L’article R. 1432-1 du Code des transports et l’arrêté du 11 février 1991, relatif aux documents à établir et à tenir par les commissionnaires de transport exerçant des activités de groupage, bureau de ville ou d’affrètement routier, imposent à ces derniers une obligation d’enregistrer leurs opérations d’affrètement.
L’enregistrement peut être réalisé sous forme informatique ou physique.
| Le registre d’affrètement comporte au minimum : |
|---|
| Identification de l’établissement ou du bureau et numéro d’inscription au Registre des Commissionnaires de Transport |
| Identification de l’entreprise de transport affrétée |
| Nom, adresse de l’expéditeur et lieu de prise en charge |
| Nom, adresse du destinataire et lieu de livraison |
| Nature de la marchandise et poids brut |
| Date de prise en charge |
| Date et heure du déchargement et de départ du véhicule assurant le transport |
| Numéro de la lettre de voiture, du récépissé ou, à défaut, de la feuille de route établie par le transporteur affrété |
| Prix du transport facturé au client (non communiqué au transporteur) |
| Prix payé au transporteur |
| Suppléments et frais accessoires |
L’enregistrement est à conserver au siège de l’entreprise ou, à défaut, à son établissement principal et doit être tenu à disposition des corps de contrôle durant 3 ans.
Attention : Le commissionnaire est tenu de vérifier que le transporteur affrété respecte les différentes réglementations en matière de transport, sociale et fiscale. Ci-dessous la liste des documents à demander au transporteur affrété (à conserver pendant 3 ans) :
- Licence de transport
- Assurance de marchandises (tous les ans)
- Assurance RC (tous les ans)
- Déclaration sur l’honneur du respect des obligations sociales en matière de lutte contre le travail illégal (tous les 6 mois)
- Attestation d’être à jour des obligations sociales et fiscales (tous les 6 mois)
- Déclaration de détachement si besoin